Podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis – co zawiera i jak go uzyskać?

Dajcie żyć drzewom, jesteśmy w erze “paperless” – tak przekonują fani cyfryzacji, a jednym z jej dowodów jest rosnąca popularność podpisów elektronicznych. Nie chodzi tylko o ekologię (na tonę papieru trzeba wyciąć 17 drzew i zużyć 26 tys. litrów wody) czy miłość do nowinek technologicznych.

Kogo dziś stać na utratę czasu i pieniędzy? Zamiast jechać do urzędu możemy podpisać wniosek online, a przedsiębiorca woli dobić targu w zaciszu gabinetu używając kwalifikowanego podpisu elektronicznego zamiast jechać do kontrahenta w innym mieście lub kraju.

• Czym jest podpis elektroniczny?
• Gdzie można wykorzystać podpis elektroniczny?
• Czy podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis to to samo?
• Co można załatwić za pomocą podpisu kwalifikowanego?
• Jak uzyskać podpis kwalifikowany?
• Jak wygląda podpis elektroniczny?
• Ile kosztuje kwalifikowany podpis elektroniczny?
• Profil zaufany a podpis kwalifikowany

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to podpis, którym potwierdzisz dokumenty w wersji cyfrowej, przy użyciu oprogramowania na komputerach, smartfonach lub specjalnych czytnikach. Dostępne są trzy rodzaje e-podpisów:

• zwykły e-podpis – deklaracja tożsamości potwierdzającej osoby (np. imię i nazwisko w e-mailu),
• zaawansowany e-podpis (profil zaufany, e-dowód),
• kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jak podpisać cyfrowo dokument?

Jeżeli korzystasz z profilu zaufanego, to użyjesz Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) lub platformy udostępnionej przez konkretny urząd (np. PUE ZUS). Kwalifikowany podpis wymaga karty kryptograficznej oraz czytnika i komputera z odpowiednim oprogramowaniem. Popularność zdobywają teraz e-podpisy chmurowe z wykupioną aplikacją.

Czy podpis elektroniczny jest darmowy? Profil zaufany i e-dowód tak, a za kwalifikowany podpis trzeba zapłacić.

Zalety podpisu elektronicznego

Do najważniejszych zalet podpisu elektronicznego należy:

• oszczędność czasu – nie musisz jechać do urzędu czy kontrahenta, żeby osobiście podpisać dokumenty, zrobisz to 24/7,
• większe bezpieczeństwo – e-podpis trudniej podrobić,
• w przypadku zaawansowanych i kwalifikowanych e-podpisów ich złożenie ma takie same skutki prawne, co odręczne podpisanie dokumentu,
• oszczędność pieniędzy (na materiałach biurowych, wysyłce korespondencji oraz paliwie/delegacjach) oraz przestrzeni potrzebnej do archiwizacji dokumentów papierowych.

Pamiętaj, że najbardziej wszechstronnym narzędziem jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Profil zaufany i e-dowód sprawdzą się w kontaktach z administracją publiczną.

Gdzie można wykorzystać podpis elektroniczny?

E-podpis to bardzo wygodne narzędzie. Nie musisz wychodzić z domu, żeby składać wnioski lub odpowiadać na pisma wysłane z urzędu czy też podpisywać wszelkie dokumenty używane w obrocie biznesowym: faktury, umowy, pisma sądowe.

Jednak podpisy elektroniczne różnią się swoją “siłą”. Od niej zależy, które dokumenty można potwierdzić danym podpisem:

• profil zaufany i e-dowód – służy do prowadzenia komunikacji z administracją publiczną, w tym urzędami gminy, urzędami miasta, ZUS, Urzędem Skarbowym, Urzędem Stanu Cywilnego, Krajowym Rejestrem Sądowym. E-dowód możesz użyć też do podpisania prywatnych dokumentów jeżeli zgodzi się na to druga strona,
• podpis kwalifikowany – potwierdzisz nim każdy dokument urzędowy, osobisty i biznesowy, od e-maila, przez umowy po wystawiane faktury i pisma sądowe; używany jest w celach biznesowych, osobistych i w kontaktach z urzędnikami na terenie całej UE.

Czy podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis to to samo?

Nazw podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis elektroniczny nie należy stosować zamiennie.

Kwalifikowany podpis to jeden z rodzajów e-podpisu. Oto jego cechy:

• składany jest przy użyciu kwalifikowanego urządzenia/oprogramowania,
• używa certyfikatu wystawionego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (rejestr dostawców prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji),
• można go wykorzystać do potwierdzenia każdej formy zawarcia umowy (np. pisemnej, dokumentu, formy elektronicznej),
• po podpisaniu dokumentu jego treść jest zabezpieczona – można rozpoznać każdą późniejszą zmianę,
• jest akceptowany na terenie całej Unii Europejskiej (na mocy rozporządzenia eIDAS) oraz w niektórych krajach spoza UE.

Co można załatwić za pomocą podpisu kwalifikowanego?

Jak już wspomnieliśmy, podpisem kwalifikowanym można potwierdzić więcej dokumentów niż przy użyciu profilu zaufanego. Za pomocą podpisu kwalifikowanego m.in.:

• podpiszesz wnioski i pisma do urzędów,
• wystawisz faktury (w tym elektroniczne),
• wydasz elektroniczne pełnomocnictwo,
• stworzysz cyfrowe archiwa dokumentów,
• zawrzesz umowy cywilno-prawne  z kontrahentami,
• podpiszesz e-maile,
• możesz zawierać i rozwiązywać umowy z pracownikami,
• weźmiesz udział w aukcjach,
• złożysz sprawozdanie finansowe spółki,
• będziesz mógł uczestniczyć w przetargach publicznych,
• złożysz wniosek o dotacje unijne,
• kupisz akcje spółek na giełdzie.

Lista zastosowań kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest bardzo długa. Najłatwiej przyjąć, że potwierdzisz nim dowolne pismo lub dokument.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany jest płatną usługą. Dostawcy oferują różnego rodzaju podpisy kwalifikowane. Najczęściej można ich używać przy pomocy:

• mobilnej aplikacji na smartfona (e-podpis w chmurze, potwierdzany kodem),
• karty kryptograficznej oraz czytnika podłączonego do komputera (podpis składany w specjalnej aplikacji).

Podpis elektroniczny – jak zrobić?

Profil zaufany to darmowe narzędzie. Możesz wystąpić o nie online (na stronie pz.gov.pl), użyć e-dowodu lub skorzystać z bankowości elektronicznej.

Jak wygląda podpis elektroniczny?

E-podpis w podstawowej wersji to imię i nazwisko wpisane np. w e-mailu. Zaawansowany podpis jest podpisem cyfrowym i nie musi być wizualizowany.

Podpisy elektroniczne nie muszą być widoczne na ludzkiego oka, natomiast rozpozna je oprogramowanie do odczytu plików PDF z e-podpisami. Możesz również wyświetlić listę z podpisami wraz z danymi podpisujących oraz informacji o m.in. dacie złożenia podpisów i ich poprawności oraz o ewentualnych zmianach treści.

Niektóre programy do składania zaawansowanych podpisów elektronicznych umożliwiają wizualizację – podpis będzie widoczny na ekranie komputera oraz po wydrukowaniu.

Skąd wiadomo, że dokument zawiera zaawansowany e-podpis? Taką informację znajdziesz np. w górnym wierszu dokumentu.

Co zawiera podpis elektroniczny? Imię i nazwisko składającego podpis oraz dane z certyfikatu (wybrane przez właściciela e-podpisu).

Ile kosztuje kwalifikowany podpis elektroniczny?

Podpis kwalifikowany kosztuje ok. 270 zł  – 560 zł. Cena zależy od dostawcy usługi, czasu ważności (zazwyczaj 1-3 lat, czasem do 7 lat) oraz rodzaju podpisu kwalifikowanego – czy potrzebujesz urządzenia mobilnego czy też karty i czytnika. Odnowienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego to wydatek ok. 140 -210 zł.

Profil zaufany a podpis kwalifikowany

Profil zaufany to jeden z rodzajów podpisu elektronicznego. Nie jest jednak tak zaawansowany jak podpis kwalifikowany. Najczęściej używany jest w ramach Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP (dlatego możesz usłyszeć określenie “podpis elektroniczny ePUAP”).

Różnice między profilem zaufanym a kwalifikowanym podpisem elektronicznym zebraliśmy w poniższej tabeli.

Może Cię zainteresować:

• Jak działa i do czego służy weryfikacja dwuetapowa
• Uważaj na wyłudzanie danych. Chroń się przed phishingiem