Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu? Poradnik krok po kroku

20.07.2023 |
| Clock Przeczytasz w 4 minuty
Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu? Poradnik krok po kroku
Przeczytasz w 4 minuty
Zwiększ rozmiar tekstu

Listy rozwijane ułatwiają wykonywanie wielu czynności w arkuszach kalkulacyjnych Excel oraz przyspieszają pracę. Dzięki nim można uniknąć monotonnego wpisywania danych w komórki i tabele. Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu? Czym są hierarchiczna oraz dynamiczna lista rozwijana? Podpowiadamy w dzisiejszym artykule.

Lista rozwijana Excel — co to takiego?

Lista rozwijana Excel (inaczej lista rozwijalna, lista wyboru Excel lub też lista wybieralna Excel) to narzędzie, dzięki któremu możemy szybko wybrać spośród zbioru elementów to, co ma się znajdować w komórce.

Rozwijane menu pozwala zaoszczędzić wiele czasu, ponieważ osoba, która uzupełnia arkusz z danymi, nie musi ich ręcznie wpisywać ani kopiować.

Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu?

Zanim podpowiemy, jak zrobić listę rozwijaną w Excelu, zalecamy rozpoczęcie pracy od odpowiedniego przygotowania skoroszytu — źródła danych niezbędnych do stworzenia listy rozwijalnej.

W tym celu trzeba:

  • utworzyć nowy skoroszyt;
  • wprowadzić odpowiednie wartości do komórek (tak jak na poniższym screenie).
lista rozwijana excel - poprawne wartości w komórkach

Gdy już dane zostały przygotowane, należy przejść do głównego arkusza, w którym chcemy utworzyć listę (w naszym przypadku jest to Arkusz2).

Następnie:

  • zaznaczamy komórkę, w której chcemy utworzyć listę;
  • klikamy zakładkę Dane, która znajduje się w górnym menu.
excel - lista-rozwijana i zakładka dane
  • wybieramy kolumnę Narzędzia danych i tam klikamy w przycisk Poprawność danych
lista rozwijalna - poprawność danych
  • w wyświetlonym oknie jako wartość Dozwolone wybieramy z rozwijanego menu pozycję Lista;
lista wybieralna excel - pozycja lista
  • przechodzimy do pola Źródło i klikamy przycisk, który znajduje się po prawej stronie;
  • po wyświetleniu się okna Sprawdzanie poprawności danych wracamy do arkusza, w którym znajdują się dane do listy rozwijanej i zaznaczamy je lewym przyciskiem myszy;
excel lista rozwijana z tabeli - dane listy
  • zatwierdzamy wprowadzone zmiany przyciskiem OK;
  • gotowe — od tego momentu nie musimy już ręcznie przepisywać czy też kopiować danych w Excelu.
gotowa dynamiczna lista rozwijana

Lista rozwijana z tabeli znacznie przyspieszy nam pracę, ponieważ aby uzupełnić arkusz z danymi, wystarczy kliknąć rozwijane menu i wybrać jedną z dostępnych tam opcji. W podobny sposób możemy utworzyć pole wyboru Excel TAK / NIE czy też bardziej rozbudowane listy.

Lista rozwijana w Excelu — jak ją edytować?

Po utworzeniu listy rozwijalnej w Excelu możemy w dowolnym momencie edytować arkusz, który stanowi dla niej źródło danych. Jeśli chcemy usunąć jakiś element, wystarczy kliknąć w niego prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Usuń. Natomiast jeśli chcemy zamieścić w arkuszu danych dodatkową pozycję, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy, wybrać opcję Wstaw… i następnie Cały wiersz.

Po wykonaniu tej czynności musimy ponownie sprawdzić poprawność danych i ją zatwierdzić, chyba że korzystamy listy rozwijanej z autouzupełnianiem — w tym przypadku dane będą się aktualizować same.

Tworzenie listy rozwijanej — Excel oferuje różne warianty

Co jeszcze oferuje arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel? Wybór z listy rozwijanej, która została utworzona wcześniej, to niejedyne dostępne funkcje. Możemy tworzyć także dynamiczne listy rozwijane. To rodzaj listy rozwijanej z autouzupełnianiem — nowe wpisy będą się pojawiać automatycznie na liście, bez wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności. Jeśli chcemy, aby większość pracy wykonał za nas Excel, lista rozwijana dynamiczna będzie dobrym rozwiązaniem.

Ciekawą opcją jest również tzw. hierarchiczna lista rozwijana, czyli zawierająca dane, podzielone dodatkowo na grupy. Wybierając konkretną grupę zobaczymy tylko te wartości, które są do niej przypisane. Rozwiązanie to przydaje się np. w sytuacji, gdy chcemy uszeregować pewne grupy produktów. Poniżej prezentujemy porównanie pomiędzy różnymi wariantami list rozwijalnych w formie tabeli.

Lista rozwijana Excel — rodzaje

Zwykła lista rozwijanaDynamiczna lista rozwijanaHierarchiczna lista rozwijana
Menu rozwijane, dzięki któremu możemy szybciej uzupełniać wartości w komórkach arkusza kalkulacyjnegoMenu rozwijane, którego zawartość aktualizuje się na bieżąco, bez konieczności wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności (jest to tzw. autouzupełnianie)Dane z menu rozwijanego są podzielone na grupy, wyświetlane są jedynie wartości przynależące do danej grupy

Warto sprawdzić także wiele innych możliwości arkusza kalkulacyjnego Excel — listy rozwijane wielokrotnego wyboru, alerty o wprowadzeniu błędnej wartości do listy rozwijanej czy też różnego rodzaju komunikaty wejściowe… To rozwiązania, które znacznie ułatwią codzienną pracę specjalisty ds. HR, kadry zarządzającej, księgowej czy nawet eksperta ds. sprzedaży. Warto nauczyć się z nich korzystać!

Może Cię zainteresować:

Z wykształcenia biolog — antropolog, zawodowo od 2017 roku zajmuje się tworzeniem contentu dla różnych marek. Wcześniej pracowała w branży eventowej. Stara się dużo podróżować, przede wszystkim górskimi szlakami, kocha psy (najbardziej swojego setera szkockiego!), jest również miłośniczką gier planszowych oraz gier video, w szczególności z gatunku action-RPG.