Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu? Poradnik krok po kroku

Listy rozwijane ułatwiają wykonywanie wielu czynności w arkuszach kalkulacyjnych Excel oraz przyspieszają pracę. Dzięki nim można uniknąć monotonnego wpisywania danych w komórki i tabele. Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu? Czym są hierarchiczna oraz dynamiczna lista rozwijana? Podpowiadamy w dzisiejszym artykule.
- Lista rozwijana Excel — co to takiego?
- Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu?
- Lista rozwijana w Excelu — jak ją edytować?
- Tworzenie listy rozwijanej — Excel oferuje różne warianty
Lista rozwijana Excel — co to takiego?
Lista rozwijana Excel (inaczej lista rozwijalna, lista wyboru Excel lub też lista wybieralna Excel) to narzędzie, dzięki któremu możemy szybko wybrać spośród zbioru elementów to, co ma się znajdować w komórce.
Rozwijane menu pozwala zaoszczędzić wiele czasu, ponieważ osoba, która uzupełnia arkusz z danymi, nie musi ich ręcznie wpisywać ani kopiować.
Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu?
Zanim podpowiemy, jak zrobić listę rozwijaną w Excelu, zalecamy rozpoczęcie pracy od odpowiedniego przygotowania skoroszytu — źródła danych niezbędnych do stworzenia listy rozwijalnej.
W tym celu trzeba:
- utworzyć nowy skoroszyt;
- wprowadzić odpowiednie wartości do komórek (tak jak na poniższym screenie).
Gdy już dane zostały przygotowane, należy przejść do głównego arkusza, w którym chcemy utworzyć listę (w naszym przypadku jest to Arkusz2).
Następnie:
- zaznaczamy komórkę, w której chcemy utworzyć listę;
- klikamy zakładkę Dane, która znajduje się w górnym menu.
- wybieramy kolumnę Narzędzia danych i tam klikamy w przycisk Poprawność danych
- w wyświetlonym oknie jako wartość Dozwolone wybieramy z rozwijanego menu pozycję Lista;
- przechodzimy do pola Źródło i klikamy przycisk, który znajduje się po prawej stronie;
- po wyświetleniu się okna Sprawdzanie poprawności danych wracamy do arkusza, w którym znajdują się dane do listy rozwijanej i zaznaczamy je lewym przyciskiem myszy;
- zatwierdzamy wprowadzone zmiany przyciskiem OK;
- gotowe — od tego momentu nie musimy już ręcznie przepisywać czy też kopiować danych w Excelu.
Lista rozwijana z tabeli znacznie przyspieszy nam pracę, ponieważ aby uzupełnić arkusz z danymi, wystarczy kliknąć rozwijane menu i wybrać jedną z dostępnych tam opcji. W podobny sposób możemy utworzyć pole wyboru Excel TAK / NIE czy też bardziej rozbudowane listy.
Lista rozwijana w Excelu — jak ją edytować?
Po utworzeniu listy rozwijalnej w Excelu możemy w dowolnym momencie edytować arkusz, który stanowi dla niej źródło danych. Jeśli chcemy usunąć jakiś element, wystarczy kliknąć w niego prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Usuń. Natomiast jeśli chcemy zamieścić w arkuszu danych dodatkową pozycję, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy, wybrać opcję Wstaw… i następnie Cały wiersz.
Po wykonaniu tej czynności musimy ponownie sprawdzić poprawność danych i ją zatwierdzić, chyba że korzystamy listy rozwijanej z autouzupełnianiem — w tym przypadku dane będą się aktualizować same.
Tworzenie listy rozwijanej — Excel oferuje różne warianty
Co jeszcze oferuje arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel? Wybór z listy rozwijanej, która została utworzona wcześniej, to niejedyne dostępne funkcje. Możemy tworzyć także dynamiczne listy rozwijane. To rodzaj listy rozwijanej z autouzupełnianiem — nowe wpisy będą się pojawiać automatycznie na liście, bez wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności. Jeśli chcemy, aby większość pracy wykonał za nas Excel, lista rozwijana dynamiczna będzie dobrym rozwiązaniem.
Ciekawą opcją jest również tzw. hierarchiczna lista rozwijana, czyli zawierająca dane, podzielone dodatkowo na grupy. Wybierając konkretną grupę zobaczymy tylko te wartości, które są do niej przypisane. Rozwiązanie to przydaje się np. w sytuacji, gdy chcemy uszeregować pewne grupy produktów. Poniżej prezentujemy porównanie pomiędzy różnymi wariantami list rozwijalnych w formie tabeli.
Lista rozwijana Excel — rodzaje
Zwykła lista rozwijana | Dynamiczna lista rozwijana | Hierarchiczna lista rozwijana |
Menu rozwijane, dzięki któremu możemy szybciej uzupełniać wartości w komórkach arkusza kalkulacyjnego | Menu rozwijane, którego zawartość aktualizuje się na bieżąco, bez konieczności wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności (jest to tzw. autouzupełnianie) | Dane z menu rozwijanego są podzielone na grupy, wyświetlane są jedynie wartości przynależące do danej grupy |
Warto sprawdzić także wiele innych możliwości arkusza kalkulacyjnego Excel — listy rozwijane wielokrotnego wyboru, alerty o wprowadzeniu błędnej wartości do listy rozwijanej czy też różnego rodzaju komunikaty wejściowe… To rozwiązania, które znacznie ułatwią codzienną pracę specjalisty ds. HR, kadry zarządzającej, księgowej czy nawet eksperta ds. sprzedaży. Warto nauczyć się z nich korzystać!
Może Cię zainteresować: