E-mail – jak pisać maile zgodnie z internetowym sovoir vivre?

Wysyłanie wiadomości e-mail jest jak pisanie listów. Z tą różnicą, że tradycyjną pocztę dostarcza listonosz, a internetowe wiadomości wpadają wprost do skrzynki adresata. W każdym z tych przypadków obowiązuje netykieta i zasady savoir vivre, o których powinniśmy pamiętać. Co zabawne, każdy wie jak pisać listy, chociaż dzisiaj to raczej archaiczna forma komunikacji. Maile wysyłamy znacznie częściej, a jednak większość z nas nie ma pojęcia o strukturze wiadomości. Podpowiadamy, co to jest netykieta i jakie zasady obowiązują w wiadomościach e-mail.

• Co to jest netykieta?
• 10 zasad pisania e-maili

Więcej o Netykiecie w Internecie

Netykieta – 10 zasad, jak zachowywać się w internecie

Poprawnie napisany e-mail – czyli co to jest netykieta

Netykieta nie została nigdzie oficjalnie spisana, dlatego można powiedzieć, że po części to ludzie tworzą i wyznaczają zasady. Tak naprawdę netykieta w internecie to zasady dobrego wychowania, które wszyscy znamy. W jej założeniu użytkownicy sieci powinni być uprzejmi i kulturalni wobec siebie, pamiętając, że po drugiej stronie ekranu siedzi żywy człowiek.

Tak jak unikamy niegrzecznego zachowania względem drugiego człowieka w życiu realnym, tak te same zasady powinniśmy przenieść do internetu. Netykieta obowiązuje również w korespondencji mailowej. O niektórych zasadach wie każdy, kiedy inne pozostają poza obszarem naszej uwagi.

Jak pisać e-maile? 10 zasad netykiety

Mogłoby się wydawać, że pisanie maili to prosta sztuka. Wystarczy treść i adresat do sprawnej komunikacji. Jednak tak jak w przypadku listów, trzeba zachować pewną formę i strukturę maila. Warto też pamiętać o kilku prostych zasadach, które ułatwiają życie zawłaszcza odbiorcom.

1. Powitanie

Rozpoczęcie maila to bardzo ważna kwestia. „Witam” to słowo, którym nigdy nie powinno rozpoczynać się maila. W oficjalnych sytuacjach najlepiej rozpocząć wiadomość od „Szanowna Pani/Szanowny Panie”. Można też rozpocząć od tradycyjnego „Dzień dobry”. Po tym zwrocie stawiamy przecinek, a kolejne zdanie zaczynamy od nowej linii i z małej litery.

2. Tytuł wiadomości

To właśnie od niego zależy, czy nasz mail wyda się interesujący i warty uwagi odbiorcy. Tytuł powinien być w miarę możliwości krótki, rzeczowy i opisywać, co znajduje się w treści maila. Im precyzyjniej się wyrazimy, tym lepiej.

3. Grupy odbiorców

Zdarza się nam wysyłać jednego maila do kilku osób jednocześnie, dlatego warto dodawać kolejne adresy jako ukryte. W przypadku znajomych, którzy dobrze się znają najpewniej nie będzie miało to większego znaczenia, jednak w kontaktach biznesowych już tak.

4. Formatowanie

Formatowanie tekstu może znacząco poprawić czytelność wiadomości, zwłaszcza tej dłuższej. Nie należy jednak z nim przesadzać, bo efekt będzie wręcz odwrotny. Trzeba też uważać na boldy (pogrubienie tekstu), które często wzmacniają przekaz.

5. Załączniki i Chmura/Dysk Google

Do maila bardzo często dodajemy załączniki, w których przesyłamy pliki graficzne, tekstowe czy dodatkowe materiały. Załączniki są jak najbardziej w porządku, ale jeśli mamy ich mnóstwo, wygodniej dla adresata będzie przeglądać je w Chmurze lub Dysku Google.

Przeczytaj również:

Przesyłanie dużych plików przez Internet. Popularne narzędzia

6. Emotikony

Emotikony to dopuszczalna forma wyrażania emocji lub wzmocnienia konkretnego przekazy, postaraj się jednak ich nie nadużywać. E-mail to nie komunikator.

7. Zakończenie

Każdy e-mail musi mieć zakończenie. W oficjalnej korespondencji może to być „Z poważaniem” albo „Z wyrazami szacunku”. W mniej formalnych sytuacjach wystarczy „Pozdrawiam” lub „Najlepszego”, czasem wystarczy po prostu same imię nadawcy. Po takim zwrocie nie stawiamy przecinka.

8. Spam jest zły

Ta zasada dotyczy zarówno maili reklamowych, jak i ciągłego pospieszania osoby, od której oczekujemy odpowiedzi. Zbyt duża liczba wiadomości, zwłaszcza jeśli rozesłana w krótkim czasie, to spam w najgorszej postaci.

9. Pisz poprawnie po polsku

Nie musisz mieć tytułu magistra z językoznawstwa, żeby stworzyć czytelnego i wolnego od błędów maila. Zwłaszcza, że dzisiaj wiele programów podkreśla błędy i sugeruje zmiany.

10. Adres mailowy i login

Wszyscy z czasem potrzebujemy maila do oficjalnej korespondencji, a jeśli wysyłamy CV z poczty slodka_kicia@amorek.pl, nie wygląda to zbyt profesjonalnie. Lepiej zadbać o neutralny login.

Może Cię zainteresować:

• Microsoft Teams – w pigułce. Co warto wiedzieć?
• Co zamiast messengera od Facebooka? Najlepsze komunikatory internetowe 2022
• Przechowywanie danych w chmurze. Najlepsze dyski internetowe
• Jak zrobić spis treści w Wordzie? Poradnik